Hiện nay việc tổ chức event đấu thầu đã trở nên khá quen thuộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Event này được tổ chức với mục tiêu tìm ra một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, để tổ chức một event hoàn thiện và độc đáo tạo dựng được hình ảnh của doanh nghiệp tron mắt khách hàng. Vậy khi tổ chức event đấu thầu thì bạn cần phải chuẩn bị điều gì? Để có thể trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi gợi ý dưới đây.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết sản xuất chương trình

Nếu bạn đã nhận phải thực hiện một sự kiện, hay là tiến hành sản xuất một ấn phẩm nào đó để đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng tiến trình và đảm bảo đúng thời gian đã dự kiến trước đó. Bạn phải để nhà cung ứng nhận thức được mức độ quan trọng của sự kiện từ đó sản xuất đúng lịch trình và thực hiện theo bản hợp đồng trước đó nếu như có thể bạn có thể bổ sung thêm một số điều khoản trong hợp đồng. Hơn nữa bạn cũng nên chuẩn bị các phương án dự phòng để dùng trong những trường hợp bất ngờ xảy ra có thể các trường hợp máy móc hư hỏng, trục trặc trong quá trình vận chuyển đến nơi thực hiện. Hơn nữa bạn nên triển khai kế hoạch thực hiện event bằng phương pháp gây áp lực đối với nhà thầu hoặc là nhà cung cấp nhằm bảo đảm họ tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình sản xuất đã thống nhất.

Xác định ngân sách tổ chức sự kiện

tổ chức lễ khai trương showroom

Bạn cần có sự tính toán sau đó đưa ra con số chính xác ngân sách thực hiện sự kiện bạn phải cẩn trọng đến từng chi tiết của sự kiện để đảm bảo sự chặt chẽ tới mức tối đa. Nhưng nếu như kinh phí thực hiện event của bạn quá ít thì bạn hãy có những phương pháp để điều chỉnh công việc sao cho phù hợp vẫn đảm bảo được mục tiêu của event. Hơn nữa bạn nên chú ý chuẩn bị sẵn một khoản kinh phí dự phòng để có thể xử lí được những tình huống xấu nhất có thể xảy ra để không bị bất ngờ nếu như có sự cố xảy ra. Đừng quên đóng thuế VAT, tuy nó mất bớt một phần ngân sách của bạn nhưng bạn cũng nên kiểm tra xem các khoản nào có thể được miễn thuế. Hãy nghiêm cứu kỹ các quy định về thuế VAT nếu như bạn không nắm vững, bởi vì có khá nhiều khoản nhỏ có thể hỗ trợ bạn tiết kiệm được một vài tiền lớn về lâu dài hỗ trợ việc tiến triển trong tương lai.