Khách mời là nhân tố chính quyết định thành công của sự kiện vì thế để sự kiện tổ chức được thành công đòi hỏi người tổ chức event cần phải có đa số giải pháp để quản lý tốt nhất khách mời tham dự sự kiện đem đến sự hài lòng cho họ. Để đạt được điều đó không phải là một điều đơn giản cần phải thực hiện theo một tiến trình rõ ràng để tránh xảy ra thiếu xót.

cho thue cong hoi su kien

Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một vài việc bạn cần làm để quản lý tốt khách mời tham dự event để tổ chức được một event tốt nhất.

Xác định đối tượng khách mời tham dự sự kiện

Khi đã nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì bạn nên xác định đối tượng tham gia event gồm đa số ai, số lượng là bao nhiêu, bạn nên nghiên cứu kĩ càng vấn đề này để bạn có thể xác định được đối tượng khách mời thuộc tầng lớp nào khi đó bạn sẽ chuẩn bị thư mời tham dự event cho phù hợp Nếu nên bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận.

Việc này sẽ đem đến cho bạn khá nhiều điểm cộng đó là bạn sẽ có được danh sách số lượng khách mời tham dự sự kiện một cách chính xác. Nhưng bạn cần lưu ý một điều đó là thường xuyên kiểm tra số lượng khách mời xem sao có thay đổi hoặc không, hoàn chỉnh bạn nên chốt số lượng khách là bao nhiêu trước khi event được diễn ra khoảng 2 ngày.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Check in là một việc không thể thiếu trong hầu hết đa số sự kiện vì thế bạn nên chuẩn bị các bàn có các PG phục vụ để giúp đỡ khách hàng check in khi tham dự sự event. Nếu như bạn thực hiện các sự kiện như event khởi công, event khánh thành, khai trương thì bạn cần sắp xếp một khu vực check in riêng cho khách mời đặt biệt là đa số sự kiện này có sự tham gia của những khách VIP và giới truyền thông. Nếu có điều kiện bạn cần sắp xếp thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết và hướng dẫn khách mời vào bàn check in.

Chú ý sự an toàn của khách mời

nếu như sự kiện được tổ chức trong đa số nhà hàng khách sạn thì những nơi này đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị và được bố trí đa số bảo vệ tại đó.

Cung cap pg

Nhưng nếu tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc kiểm soát khách mời là một vô cùng khó khăn bởi thế bạn nên có biện pháp để đảm bảo an toàn cho khách mời. Bạn cần thiết kế một lối đi dẫn ra cửa an toàn hay lối thoát hiểm luôn phải thông thoáng.