Sự hoạt động một cách thức trơn tru với cả ekip không phải là điều đơn giản. Nhất là đối với ekip sự kiện, khi mà có khá nhiều hoạt động và công đoạn phải tổ chức. Dưới đây là 4 gợi ý để bạn có thể giúp đỡ kết hợp ekip sự kiện hoàn hảo.

tổ chức tết trung thu cho các bé

Chuẩn bị hoàn chỉnh 5 công cụ hỗ trợ cho việc liên lạc với team của sự kiện

Bộ đàm là vật dụng nên thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn nên tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.



Họp phân công thực hiện nhiệm vụ tại hiện trường sự kiện

Phân công nhiệm vụ tại hiện trường có lẽ là bước quan trọng nhấtbước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của 5 người khác để kịp thời hỗ trợ khi nên thiết, nguyên nhân vì thực hiện một event tốt đẹp là kết quả của cả tập thể đoàn kết. có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây nguy cơ thất bại cho sự kiện.

tại mỗi địa điểm tổ chức event thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp thêm gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với một số bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay ở hiện trường cũng có không ít cách để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp để đem lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

to chuc le khai truong showroom

Khả năng kiểm soát 4 rủi ro, giải quyết mọi sự cố trong event của Event Manager

Để kiểm soát được nguy cơ thất bại trong sự kiện, nhất là khi phải kết hợp với khá nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của Event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với 4 tình huống nguy cơ thất bại, sự kiện Manager phải liên lạc thường xuyên với những ekip thực hiện chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn 5 vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát event. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.



Một lưu ý nữa, khả năng ra quyết định của Event Manager còn phụ thuộc khá nhiều vào cơ chế của một agency. Với một số công ty tổ chức sự kiện có quy mô lớn thì cơ chế độc lập cho 3 ekip rất tốt nhất và tính chịu trách nghiệm của một vài cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện khá nhiều.