nếu như muốn rằng event được tổ chức thành công thì sự kiện đó phải đaem bảo có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của không hề ít yếu tố khác nhau. Việc quản lý người tới tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống hoàn hảo.

Dưới đây là các điều bạn nên lưu ý để quản lý tốt nhất khách mời tới tham dự sự kiện

cho thuê pg


1. Xác định đối tượng khách mời và số lượng là bao nhiêu ?

Nếu bạn là người đứng ra tổ chức event việc đầu tiên bạn nên làm sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng là bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức hoàn chỉnh nên được gút lại trước khi event diễn ra khoảng hai ngày.

Đặt biệt bạn nên chuẩn bị sẵn một khu để khách mời có thể check in tại sự kiên. Bạn cần phải chuẩn bị phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với một vài PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong 4 sự kiện có sự tham gia của những khách mời VIP hay 4 cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho 5 đối tượng trên, bởi đây là đa số nhân vật cần được quan tâm không ít hơn.

cho thuê cổng hơi sự kiện


2. Đảm bảo an toàn cho khách mời

Bạn nên đảm bảo rằng tất cả khách mời của bạn đều được an toàn trong suốt quá trình diễn ra event. Bạn cần thiết kế lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu như có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Nhưng với một số event cộng đồng với tương đối nhiều khách tham gia thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết một vài khách tham gia đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc cần để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho 3 kẻ có đích đến xấu hoạt động. cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh.