Một vấn đề tương đối áp lực và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người tổ chức event đó là dự trù kinh phí. Nhưng có đa số khoản có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện là điều không thể nào tránh được.

Để hạn thấp những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, bạn cần lưu ý một vài vấn đề dưới đây để tránh đa số thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí.

cho thuê người mẫu quảng cáo

Tính toán đa số chi phí phát sinh nếu như có rủi ro xảy ra

Tùy vào đặc điểm của mỗi sự kiện, hãy cố gắng dự đoán đa số rủi ro có thể gặp phải. Khi nhận thực hiện một sự kiện ở ngoài trời, hãy tính tới đa số biện pháp dự phòng có thể như rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ và cả khoản chi phí dành cho việc thuê mua thay thế

những hạn mục ngoài sự tính toán.

nếu sự kiện bạn thực hiện là một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi phí cơ bản như sân khấu, người mẫu trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại… thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu như đó là một show diễn kéo dài trong khá nhiều tuần.

Việc thống kê và tính toán cho các phần chi phí phát sinh khó đoán biết trước luôn dành cho các người tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để bắt gặp ra đa số vấn đề dù là nhỏ nhất.

Sơ xuất trong việc xây dựng những hạng mục trong event

Bằng tất cả những kinh nghiệm cá nhân của bản thân hay có thể tham khảo ý kiến của người đi trước để có các dự trù sát thực tế nhất, nếu như trong quá trình tổ chức event xảy ra những vấn đề phát sinh bạn sẽ rất khó xoay sở trong ngân sách có hạn đã nhận được.

Giá cả có sự chênh lệch

Giá cả một vấn đề cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng. Trong khoảng thời gian từ 3 đến 4 tháng trước khi event diễn ra, bạn cần gấp rút chuẩn bị những công việc nhưng cũng đủ dài để chi phí của những sản phẩm dịch vụ mà bạn tính toán thay đổi giá cả. nếu như không tính cả đa số phần này thì rõ ràng bạn lại có thể mất thêm một phần chi phí tại vì sự chênh lệch thời giá này.

bán cổng hơi sự kiện

Sau đây là một số chi phí thường hoặc là phát sinh bạn cần cân nhắc khi dự trù chi phí cho sự kiện của mình:

Chi phí đền bù, tu sửa những vật thuê mua: làm hư hỏng đồ đạc, chi phí giặt ủi, chi phí tu sửa gian hàng trong đa số chương trình dài ngày vận chuyển đi không hề ít nơi...

Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí thực hiện quá giờ quy định, phụ thu mang thiết bị bên ngoài vào...

Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiềnlàm việc quá giờ cho nhân viên phục vụ ...

Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại không hề ít hơn, chở không hề ít hơn so với dự kiến...

Chi phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phẩm tăng vào các dịp đặc biệt như Tết, đãi event team sau event