Một sự kiện muốn thành công phải lấy khách mời làm trung tâm, mọi sự sắp xếp đều nên hướng tới khách mời. Khách mời tới quá đông hoặc quá ít đều khiến event xảy ra đa số vấn đề khác nhau. Cùng tìm hiểu xem chúng ta nên làm gì trong hai trường hợp này nhé

Có quá ít khách so với kế hoạch

7h là sự kiện bắt đầu nhưng đến mãi 7h45 mà khách mời vẫn chưa đến được một nửa, điều này chắc hẳn sẽ khiến bạn vô cùng lo lắng. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm event nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Trong trường hợp event của bạn là một event cộng đồng thì giải pháp thường được sử dụng nhất là mở cửa cho mọi người vào tự do, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian thực hiện (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để khiến mọi người cảm thấy có khá nhiều người tham dự hơn

nếu như là một event như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời tới quá ít hoặc là quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện những hành động để kết nối với khách mời ngay lập tức để nhắc nhở họ rằng họ liệu có quên một event rất hấp dẫn mà họ đã đăng ký hoặc là không

Quá đông khách so với bạn nghĩ

Không phải chỉ có đa số trường hợp khách quá ít mới là vấn đề mà khách đến quá đông cũng tương đối nhiều rắc rối. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 9000 người nhưng có đến 10000 người tới, bạn nên phải giải quyết như thế nào để cho 1000 người còn lại có thể tham dự sự kiện mà không có phát sinh thêm không gian, thức ăn, đồ uống nữa đây? Điều trước hết bạn phải thực hiện ngay là không nhận thêm người tham gia event nữa, mà hãy hạn chế tối thiểu độ khó của “vấn đề”.


tổ chức lễ khai trương

Tiếp theo, bạn hãy tìm cách thức để phân tán mọi người ra, đừng để họ tập trung, dồn lại một vị trí nào đó. Đối với những event có khá nhiều chương trình, trò chơi thì bạn có thể chia nhỏ lượng người tham dự tất cả các trò chơi. Với thức ăn và đồ uống (nếu như có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Có vẻ như mọi chuyện sẽ dễ thở hơn với các event hội nghị mà khách mời đến đông hơn dự kiến. Bạn chỉ nên yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thiệp hoặc giấy mời…