event là một chuỗi bao gồm đa số công việc nối kết nhau như một con tàu từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc. Chỉ nên một trong những khâu có vấn đề tự khắc sẽ làm yếu tố hoàn hảo trong sự kiện bị giảm đáng kể.

bởi thế bất kì một sự kiện nào dù lớn hoặc là nhỏ thì việc lập kế hoạch vạch định ra quy trình tốt của sự kiện là một trong đa số yếu tố cần thiết và không thể thiếu.

cho thue roi hoi

Dưới đây là quy trình cơ bản :

1. Xác định nhu cầu khách hàng:

Trước khi bắt tay vào làm sự kiện cho các doanh nghiệp cá nhân tổ chức, bao giờ người làm sự kiện cũng phải tìm hiểu khai thác đích đến của event, thành phần khách mời, số lượng khách mời, đây là loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, diễn tả sản phẩm, talkshow,…)

2. Hình thành ý tưởng cho event:

Sau khi tìm hiểu xác định yêu cầu người làm event sẽ đưa ra ý tưởng sơ bộ đánh giá tính khả thi, để chọn lựa bàn bạc. Lưu ý tưởng sáng tạo tuy nhiên vẫn phải bám vào tính chất chất, yêu cầu của event.

3. Thiết kế event:

Sau khi hình thành ý tưởng nhà sự kiện sẽ vạch ra cụ thể chi tiết những bước trong sự kiện, càng chi tiết sẽ giúp đỡ việc lên kế hoạch phân công càng đơn giản. Lưu ý khi thực hiện công việc này đòi hỏi phải làm việc tập thể nhóm bàn bạc đưa ra không ít ý kiến sẽ mang tính hiệu quả cao hơn. các giai đoạn của cụ thể của ý tưởng sẽ được tổ chức trên các nội dung dưới đây:

Xác định địa điểm thực hiện

Thời gian tổ chức thời lượng chương trình của sự kiện.

Chủ đề của chương trình, hình ảnh màu sắc chủ đạo của chương trình.

4. Lập kế hoạch thực hiện:

Đây là bước cụ thể hóa nhất để chương trình đưa vào thực hiện:

Kế hoạch ngân sách

Nguồn lực

Trang thiết bị

Giả quyết và khắc phục rủi ro

cho thuê pg

5. tổ chức event

Thời gian cho một event thông thường thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị. Bao gồm trang phục, banner, trang thiết , liên lạc với các nhà cung cấp liên quan. Công ty sự kiện có thể thuê bên ngoài một vài hoạt động thực hiện có sự giám sát từ phía nhà event. Sau đó tiến hành dàn dựng chuẩn bị tốt là trước 2 đến 3 ngày và theo một bảng phân công công việc rõ ràng để tránh không bỏ sót bất kì một khâu nào .

7. Kết thúc sự kiện:

Theo dõi các tiến trình diễn ra của sự kiện và phát hiện điều chỉnh kịp thời những rủi ro.

Kết thúc sự kiện thu dọn các trang thiết bị sự kiện, thanh toán hợp đồng, khám phá hiểu đa số vấn đề chưa thực hiện được trong event để làm kinh nghiệm cho đa số sự kiện tiếp theo.