Các kinh nghiệm hay để thực hiện sự kiện ảo

1. Lên kế hoạch chu đáo
Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.
sự kiện trực tuyến là gì
Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:

Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?
Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?
Các truy cập vào sự kiện sẽ được kiểm soát hay hoàn toàn tự do?
Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?
Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?
Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?
Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?
Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?
KPI và dữ liệu mà bạn đặt ra và tracking theo là gì?

https://backstage.vn/wp-content/uplo...53-750x375.jpg
2. Lựa chọn đúng thời điểm
Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.
https://anmedia.vn/dich-vu/to-chuc-su-kien-khai-truong/
Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

3. Quảng bá sự kiện
“Cứ làm đi rồi họ sẽ đến” (Build it and they will come) sẽ bị cho là ảo tưởng, nhưng “Cứ truyền thông đi rồi họ sẽ đến” (Promote it and they will come) thì ngược lại, chắc chắn sẽ đem tới kết quả trong thực tế. Đặc biệt là khi bạn tạo ra những ưu đãi/lợi ích đủ tốt cho khách mời.

Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.
https://backstage.vn/wp-content/uplo...ng-750x375.jpg
Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.

Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.
https://anmedia.vn/